Énoncé de la politique

L’Association canadienne des Jeux du Commonwealth (JCC) respecte la confidentialité de tous les particuliers et tient à leur confiance. JCC reconnaît qu’afin de maintenir cette confiance, elle doit être recueillir, utiliser et protéger de manière responsable les renseignements personnels de ses membres, des athlètes canadiens, des officiels, des bénévoles, du personnel et des particuliers avec lesquels elle entre en contact dans le cours de toutes ses activités.

Objectif

L’objectif de la Politique de confidentialité de JCC est de promouvoir des pratiques responsables et transparentes de collecte des renseignements personnels conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada). La Politique vise à informer les particuliers quant à l’engagement continu de JCC de veiller à ce que tous les renseignements personnels obtenus dans le cours de leurs activités demeurent exacts, confidentiels et qu’ils ne seront utilisés qu’aux fins stipulés dans cette Politique.

Portée de la Politique

Cette Politique de confidentialité (la Politique), décrit les politiques et les pratiques de JCC quant à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels. La Politique pourra être mise à jour de temps à autre afin de refléter des développements dans les pratiques, la nouvelle technologie ou la loi. Les mises à jour seront approuvées par le conseil d’administration de JCC.

Cette Politique de confidentialité n’impose aucune limite sur le recueil, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels qui :

• se rapportent aux exceptions contenues aux articles 12, 15 et 18 de la LPRPDE sur le recueil, l’utilisation et la communication de renseignements personnels sans consentement,
• avaient été recueillis avant le 1er janvier 2004, quand les renseignements personnels sont utilisés pour répondre aux mêmes buts raisonnables pour lesquels ils avaient été recueillis.

Cette politique de confidentialité ne s’applique pas aux renseignements personnels si elle est supprimée dans :

• la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée
• La Loi fédérale sur l’accès à l’information de la Loi sur la protection des renseignements personnels

POLITIQUE

Aux fins de cette Politique, JCC définit des renseignements personnels comme tout renseignement pouvant être utilisé pour distinguer, identifier au contacter un individu en particulier. Cette Politique s’applique aux renseignements personnels des membres, athlètes, bénévoles ou autres qui ont participé à un événement ou un programme parrainé ou organisé par JCC ou qui ont exprimé un intérêt pour le Mouvement des Jeux du Commonwealth.

Les renseignements personnels que JCC pourrait recueillir, conserver ou utiliser comprennent, mais ne se limitent pas : au nom, à la date de naissance, à l’adresse à domicile ou au travail, aux coordonnées, aux renseignements sur le passeport, aux renseignements médicaux ou aux antécédents de santé, aux renseignements bancaires ou de carte de crédit (numéro de carte, type et date d’expiration), aux intérêts d’un individu ou tout autre renseignement que JCC juge nécessaire pour répondre à ses obligations.

Cette Politique ne s’applique pas aux données cumulatives avec lesquelles il n’est pas possible de déterminer l’identité d’un individu. JCC se réserve le droit d’utiliser des données cumulatives de toute manière qu’elle juge appropriée.

Les objectifs visés par le recueil de données personnelles

JCC peut recueillir des données personnelles afin de répondre aux objectifs suivants :

a) fournir, administrer et gérer les programmes et services de JCC et maintenir les bases de données qui y sont liées;

b) respecter la loi et les exigences réglementaires dans le cadre de transactions normales d’affaires et de la tenue de livre des programmes et services notés;

c) organiser les participants qui se rendent aux Jeux du Commonwealth ou autre événement organisé ou parrainé par JCC;

d) fournir des renseignements au sujet des programmes et services de JCC aux participants, aux clients, aux fournisseurs contractants, aux organismes partenaires et autres tiers partis;

e) les relations et les communications de JCC avec les participants, le personnel et les bénévoles, les commanditaires, clients, fournisseurs contractants, organismes partenaires et autres tiers partis; et

f) tout autre objectif cohérent avec les objectifs notés.

Les renseignements personnels particuliers recueillis par JCC dépendront des programmes, des événements et des services auxquels participe l’individu ou duquel il dérive des avantages.

Responsabilité

JCC est responsable de tout renseignement personnel qu’il possède ou contrôle, y compris les renseignements qu’il pourrait transférer à un tiers.

Le chef de la direction nommera un Agent de la protection de la vie privée principal et un Agent de la protection de la vie privée secondaire pour JCC. L’Agent de la protection de la vie privée est directement responsable de la gestion des renseignements personnels par JCC.

JCC est responsable des renseignements personnels qu’elle fournit à de tiers partis qui fournissent des services à JCC. JCC exige que tout tiers qui utilise les renseignements personnels ne le font qu’aux fins pour lesquelles JCC leur a fournis, et qu’ils protègent les renseignements personnels conformément aux lois sur la protection de la vie privée et de manière à respecter la Politique de confidentialité de JCC.

Renseignements reçus d’autres sources

JCC peut recevoir des renseignements personnels d’autres qui ont recueilli des renseignements d’athlètes, de participants et de bénévoles qui désirent participer aux Jeux du Commonwealth, aux Jeux de la Jeunesse du Commonwealth ou autres événements ou programmes organisés ou parrainés par JCC. JCC pourrait exiger des renseignements personnels de personnes qui ont exprimé leur consentement au partager de leurs renseignements personnels. JCC traitera tous les renseignements obtenus conformément à cette Politique, peu importe la source.

Comment JCC recueille et utilise les renseignements personnels

JCC ne recueillera, conservera, utilisera ou communiquera des renseignements personnels que lorsqu’ils sont nécessaires pour mener à bien les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis ou pour un autre objectif raisonnablement lié aux objectifs originaux.

Afin de réaliser les objectifs pour lesquels les renseignements ont été recueillis, JCC pourrait communiquer ces renseignements à des tiers. Dans la mesure où JCC peut conclure un contrat ou autres dispositions avec des tiers comprenant le transfert de renseignements personnels, JCC veillera à ce que le tiers parti s’engage formellement envers JCC à fournir le même niveau de protection des renseignements privés que celui fourni par JCC.

JCC pourra solliciter le consentement pour l’utilisation et la communication de renseignements personnels après que ceux-ci aient été recueillis, mais avant qu’ils ne soient utilisés ou communiqués pour une raison autre que celles précédemment identifiées.

Dans le cadre de la prestation d’un service ou de la fourniture d’un produit, JCC n’exigera pas que les intéressés consentent au recueil, à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels au-delà de ce qui nécessaire à la fourniture du produit ou du service en question.

JCC ne tente pas d’obtenir le consentement pour le recueil, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels en fournissant des informations fausses ou trompeuses quant à l’objectif pour lequel les renseignements sont recueillis, utilisés ou communiqués ou en utilisant des pratiques trompeuses ou fallacieuses. JCC ne vendra ni ne louera vos renseignements personnels à des tiers à moins qu’il ait obtenu votre consentement explicite à cette fin.

Situations où JCC pourrait communiquer vos renseignements personnels

JCC pourrait communiquer les renseignements personnels d’un participant seulement lorsqu’il est nécessaire de le faire dans le cours de ses affaires avec :

a) les organismes de sport provinciaux ou nationaux pertinents;

b) la Fédération des Jeux du Commonwealth;

c) les Associations des Jeux du Commonwealth d’autres nations;

d) les comités organisateurs hôtes;

e) les services de loisirs municipaux, les organismes de service communautaire, les écoles et les établissements d’enseignement pertinents;

f) les organismes gouvernementaux, les fondations, les commanditaires et autres patrons de JCC;

g) les agences de recouvrement, les avocats et autres qui perçoivent une dette de JCC ou qui assurent l’application d’une entente entre une personne et JCC;

h) les médias imprimés et électroniques, lorsqu’il s’agit de matériel de promotion;

i) les personnes ou les organismes qui appuient JCC dans leur dissémination de renseignements au sujet des Jeux du Commonwealth et de nos programmes et/ou services;

j) les personnes ou les organismes qui conseillent JCC ou procurent des services;

k) les personnes ou les organismes impliqués dans le maintien, l’examen et l’élaboration des systèmes administratifs, des procédures et de l’infrastructure, y compris les tests ou la mise à niveau des systèmes informatiques de JCC.

Lorsque JCC communique des renseignements personnels à des organismes chargés de fournir des services en son nom, JCC exige que les fournisseurs de services n’utilisent ces renseignements qu’aux fins de fournir les services à JCC ou la FCJC et de posséder les mesures de protection adéquates pour protéger ces renseignements personnels.

JCC pourrait être obligé de communiquer des renseignements sans consentement. Parmi ces circonstances :

a) lorsque légalement requis ou sous ordonnance d’un tribunal, d’un organisme administratif ou d’un tribunal gouvernemental;

b) lorsque JCC croit, pour un motif valable, qu’il est nécessaire de le faire pour protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété d’une personne ou d’un groupe identifiable;

c) lorsqu’il est nécessaire de percevoir des fonds dûs à JCC;

d) lorsqu’il est nécessaire à JCC d’entamer les recours disponibles ou de limiter les dommages-intérêts que pourrait encourir JCC; ou

e) lorsque les renseignements sont publics.

Lorsque JCC est obligé ou permis communiquer des renseignements sans consentement, il ne communiquera que les renseignements requis.

Consentement

JCC exigera le consentement personnel pour recueillir, conserver ou utiliser des renseignements personnels. JCC pourrait chercher à obtenir le consentement lorsqu’il désire utiliser les renseignements à des fins qui n’avaient pas précédemment été identifies ou d’individus qui n’avaient pas précédemment donné leur consentement.

JCC obtiendra des formulaires de consentement écrit de tous les individus pour lesquels il recueille des renseignements personnels.

En procurant des renseignements personnels à JCC, une personne consentit au fait que JCC puisse recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels conformément à cette Politique. De plus, le cas échéant, des autorisations ou des consentements spécifiques pourraient être demandés au besoin.

Sous réserve de restrictions légales et contractuelles, toute personne peut refuser ou retirer son consentement à tout moment. Un tel refus ou retrait pourrait restreindre leur participation ou pourrait avoir un impact sur le niveau de services que peut leur fournir JCC.

Refuser que des renseignements personnels soient recueillis, utilisés ou communiquer pour certaines fins

Une personne peut refuser que ses renseignements personnels soient recueillis, utilisés ou communiqués à certaines fins particulières. Par exemple, une personne peut refuser de recevoir des renseignements au sujet de programmes ou de services offerts et/ou le partage des renseignements personnels d’un participant avec d’autres organismes.

Afin de choisir cette option, les participants doivent communiquer avec l’Agent(e) de la protection de la vie privée de JCC pour changer leurs permissions au niveau du consentement.

Exactitude

JCC s’engage à assurer que tout renseignement personnel qu’il procure et qu’il possède est aussi exact, à jour et complet que nécessaire selon l’objectif pour lequel JCC utilise ce renseignement. Si JCC prend conscience que des renseignements personnels sont inexacts, incomplets ou périmés, JCC mettra à jour les renseignements personnels et, au besoin, déploiera ses meilleurs efforts afin d’informer tout organisme externe auquel JCC a fourni des renseignements inexacts afin que ces tiers puissent également rectifier leurs dossiers.

Rétention

JCC maintient les renseignements personnels des participants au bureau national, et seulement pour la période requise selon l’objectif pour lequel les renseignements personnels ont été recueillis. Cette période peut s’étendre plus longtemps que la relation entre le participant et JCC mais ne sera pas plus longue que nécessaire.

Lorsque les renseignements personnels ne seront plus requis pour les objectifs de JCC, il les détruira, effacera ou convertira en format anonyme.

Sécurité

JCC exige que tout renseignement personnel soit traité avec confidentialité par son personnel, ses bénévoles et les destinataires désignés de ces renseignements. JCC maintiendra une protection raisonnable qui répond aux normes en vigueur de l’industrie à tous égards importants afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, la destruction ou la modification.

Protection

JCC s’engage à fournir une protection physique, technique et en matière de procédure appropriée dans ses bureaux et ses installations d’entreposage des données afin de prévenir toute perte, mésusage, tout accès non autorisé, divulgation ou modification de renseignements personnels. Ceci s’applique également à l’élimination et à la destruction des renseignements personnels.

De plus, JCC protège les renseignements personnels en restreignant l’accès aux personnes qui en ont besoin, tel que déterminé par les gestionnaires de JCC.

JCC considérera que toute personne associée à JCC qui fait un mésusage de renseignements personnels aura commis une grave infraction pour laquelle des mesures disciplinaires pourraient s’appliquer. Parmi ces mesures (mais sans s’y limiter) notons la cessation d’emploi ou la cessation de toute entente entre JCC et la personne ou l’organisme.

Accès aux renseignements personnels

JCC permet un droit raisonnable d’accès et d’examen des renseignements personnels fournis à titre confidentiel à propos d’une personne par cette même personne et s’engagera à fournir les renseignements dans un délai raisonnable, au plus tard 30 jours après la demande. Seules les personnes possédant le droit légal d’accéder aux renseignements peuvent demander l’accès aux renseignements.

Advenant que la personne désire que les renseignements personnels soient modifiés, JCC se réserve le droit d’apposer tout texte additionnel jugé approprié par la personne concernée et de conserver les renseignements originaux.

JCC se réserve le droit de refuser l’accès aux renseignements personnels lorsque les renseignements demandés :

a) divulgueraient

(i) des renseignements personnels, y compris des opinions au sujet d’un autre participant ou d’un participant décédé; ou

(ii) des secrets commerciaux ou autres renseignements d’affaires confidentiels qui pourraient nuire à JCC ou à la position concurrentielle d’un tiers;

b) empièteraient sur les contrats ou autre négociations de JCC avec un tiers;

c) font l’objet d’un privilège procureur-client ou d’un litige;

d) ne sont pas facilement récupérables et les coûts liés à leur récupération sont disproportionnés par rapport à leur nature ou à leur valeur;

e) n’existent pas, que JCC ne possède pas ou qui ne peuvent être trouvés par JCC;

f) pourraient normalement avoir comme résultat

(i) un préjudice grave au traitement ou à la récupération de la personne en question;

(ii) un préjudice affectif grave au participant concerné ou à un autre participant; ou

(iii) des lésions corporelles graves à un autre participant;

g) pourraient nuire à l’application de la loi et autres fonctions d’enquête ou de réglementation d’un organisme légalement autorisé à exécuter de telles fonctions; ou

h) qui, en vertu d’une loi applicable, ne peuvent ou ne devraient pas être divulgués.

Lorsque les renseignements ne peuvent ou ne seront pas divulgués, nous expliquerons les raisons de la non-divulgation au participant qui a fait la demande.

Site Web de Jeux du Commonwealth Canada: www.commonwealthgames.ca

Les serveurs Web de JCC effectuent un traçage de routine des renseignements généraux liés aux visiteurs tels les adresses IP, l’heure de la visite et les pages visionnées. Cette information est utilisée à l’interne, en format cumulatif seulement, afin de nous aider à mieux servir les visiteurs en :

a) gérant notre site;

b) diagnostiquant tout problème technique; et

c) améliorant le contenu de notre site.

JCC procure des renseignements et des services par l’entremise de son site Web. En l’utilisant, les usagers conviennent que certains renseignements peuvent être recueillis, utilisés et communiqués en vertu de cette Politique.

Fichier de témoins (cookies)

Tous les sites Web utilisent des témoins temporaires pour personnaliser le site aux intérêts d’un usager et pour leur permettre d’accéder au site Web. Un usager peut programmer son navigateur afin qu’il n’accepte pas de témoins et accéder au site quand même. Parfois, des parties du site deviennent non disponibles ou difficiles à utiliser. JCC ne recueille pas ces renseignements.

Renseignements de nature non personnelle

Le site Web de JCC recueille automatiquement certains renseignements de nature non personnelle au sujet des usagers du site Web. Le site Web recueille aussi des données de nature non personnelle que nous utilisons pour l’administration du système et la mise à jour du site.

Formulaires, courriels, etc.

Il est possible qu’une personne fournisse des renseignements personnels à JCC lorsqu’elle remplit un formulaire ou communique avec un membre de JCC par courriel. Ces renseignements sont stockés dans un environnement sécurisé. Les renseignements personnels de cette personne ne seront pas utilisés ou communiqués, sauf si autorisé par cette Politique.

Liens

Le site Web de JCC peut contenir des liens vers des sites Web de tierces parties qui sont fournies par souci de commodité pour nos usagers. JCC n’accepte aucun contrôle ou responsabilité liés à ces sites Web ou à leur recueil, utilisation ou communication de renseignements personnels.

Politique de confidentialité pour enfants – site Web

JCC reconnaît qu’il existe un besoin particulier de procurer une protection additionnelle aux enfants qui visitent le site.

JCC adopte une approche de communication sur l’Internet qui respecte et s’engage à la protection, aux droits de la protection des renseignements personnels et nous nous préoccupons et respectons les sensibilités différentes de nos jeunes participants.

JCC pourrait recueillir certains renseignements personnels d’enfants (âgés de moins de 13 ans) mais seulement sur une base facultative. JCC ne requiert pas les renseignements personnels d’enfants pour accéder ou visionner le contenu du site Web de JCC. Toutefois, afin de participer à certains programmes offerts sur le site Web de JCC, tels des sondages et le babillard électronique, les enfants pourraient devoir fournir les renseignements personnels suivants : prénom, nom et adresse électronique. JCC ne recueillera pas plus de renseignements que nécessaire pour participer à de tels programmes. Ces renseignements ne seront utilisés que pour la gestion de chaque programme.

Conformité et plaintes

Le chef de la direction de JCC est responsable de nommer deux Agents de la protection de la vie privée, l’un principal et l’autre secondaire. L’un de ces Agents de la protection de la vie privée examinera et enquêtera le plus rapidement possible les allégations d’infraction à cette politique. Cette enquête examinera les pratiques et les procédures ayant eu lieu et déterminera les mesures appropriées à appliquer. L’Agent de la protection de la vie privée principal examinera et évaluera annuellement la conformité de JCC à cette politique.

Les personnes qui désirent communiquer avec l’Agent de protection de la vie privée peuvent le faire par :

a) Téléphone : 613-244-6868 et en demandant l’un des agents de protection de la vie privée

b) Fax : 613-244-6868 à l’attention de l’Agent de protection de la vie privée.